El CFDI 4.0 es la única versión válida desde el 1 de abril de 2023, según el SAT. Nombre, régimen fiscal y código postal del receptor son obligatorios y deben corresponder a lo registrado en su RFC. Si vas a automatizar la facturación, empieza por validar esos datos antes de timbrar, no por generar el XML más rápido.
En 30 segundos
- El CFDI 4.0 es obligatorio desde el 1 de abril de 2023; la versión 3.3 ya no es válida (SAT).
- El nombre y el código postal del receptor deben pertenecer a su RFC; si no, el SAT rechaza la factura.
- Cancelar pide un motivo de cuatro claves y, en algunos casos, la aceptación del receptor; su silencio solo cancela la primera solicitud.
- Si facturas más de 30 documentos al mes, automatizar tiene sentido desde el primer mes.
¿Qué cambió con el CFDI 4.0?
La versión 4.0 entró en vigor el 1 de enero de 2022, convivió con la 3.3 hasta el 31 de marzo de 2023 y desde el 1 de abril de 2023 es la única válida, según el Anexo 20 del SAT. Cinco de los cambios que lista esa página:
- El nombre, denominación o razón social del receptor es obligatorio.
- El régimen fiscal y el domicilio fiscal del receptor también son obligatorios.
- Se agrega el campo de exportación (definitiva o temporal).
- Las facturas globales suman periodicidad, meses y año.
- El objeto del impuesto se vuelve un campo propio.
El domicilio fiscal es el código postal del receptor, y la guía de llenado del SAT pide que esté asociado al RFC del comprobante cuando no es uno de los genéricos, igual que el nombre. Si no corresponden, el SAT rechaza la factura: su matriz de errores del CFDI 4.0 tiene un error para el nombre y otro para el código postal que no pertenecen a ese RFC.
El régimen fiscal del receptor es la clave del régimen en el que tributa; el SAT pide proporcionarlo al solicitar la factura. El uso del CFDI tiene que corresponder con ese régimen según el catálogo c_UsoCFDI. Antes de timbrar, conviene tomar nombre, claves y código postal de la constancia de situación fiscal más reciente del cliente.
¿Cómo se cancela un CFDI 4.0?
Para cancelar, el SAT pide un motivo y, en algunos casos, la aceptación de quien recibió la factura. El esquema de cancelación del SATdefine cuatro claves.
| Clave | Motivo |
|---|---|
| 01 | Comprobantes emitidos con errores con relación (se indica el folio que lo sustituye) |
| 02 | Comprobantes emitidos con errores sin relación |
| 03 | No se llevó a cabo la operación |
| 04 | Operación nominativa relacionada en una factura global |
Cuando hace falta la aceptación, el receptor recibe un aviso en su Buzón Tributario y tiene tres días hábiles, contados desde el día siguiente a la recepción de la solicitud, para responder en el Portal del SAT o con su proveedor de certificación. Sin respuesta a la primera solicitud, el SAT la da por aceptada (positiva ficta) y cancela; en las siguientes, sin respuesta no se cancela hasta que el receptor acepte.
La misma página lista los casos que no requieren aceptación, entre ellos: facturas de hasta mil pesos, nómina, egreso y traslado, público en general, residentes en el extranjero y cancelaciones dentro de las 24 horas siguientes a la emisión.
¿Cómo se automatiza la facturación con estos requisitos?
En el proceso manual, el cliente manda su constancia por WhatsApp o correo y alguien captura los datos a mano; automatizar mueve la validación al principio.
- El cliente comparte su RFC o sube su constancia de situación fiscal.
- El sistema valida nombre, régimen fiscal y código postal contra el SAT en tiempo real.
- Genera el CFDI 4.0 completo, con los campos obligatorios.
- Lo timbra con un PAC y lo manda por correo, sin capturas de pantalla.
- Registra si quedó pagada, pendiente o cancelada, para el cierre de mes.
El sistema de Walabi timbra el CFDI 4.0 con PAC y deja listo el cierre de mes. Si además quieres ordenar el cobro, los pasos están en cobranza automática para pymes.
¿Cuándo conviene automatizar tu facturación?
Si facturas más de 30 documentos al mes, automatizar tiene sentido desde el primer mes. Con menos volumen, cuenta cuántas facturas te ha rechazado el SAT por un dato que no correspondía al RFC del cliente y cuánto tiempo se va en pedir y capturar constancias.
Qué automatizar primero está en por dónde empezar a automatizar un negocio en México, y construir a tu medida o pagar una suscripción genérica, en software a la medida o SaaS.
Si quieres ver cómo quedaría en tu operación, la llamada de 30 minutos es sin costo y con humanos: sales con un mapa de qué se resuelve con algo ya hecho, qué hay que construir y qué todavía no vale la pena.
Preguntas frecuentes
¿Desde cuándo es obligatorio el CFDI 4.0?
Desde el 1 de abril de 2023, según el SAT. La convivencia con la versión 3.3 fue del 1 de enero de 2022 al 31 de marzo de 2023.
¿Qué datos del receptor tienen que coincidir con su RFC?
El SAT lista como requisitos mínimos para solicitar una factura: RFC, nombre del receptor, régimen fiscal y código postal del domicilio fiscal. Nombre y código postal tienen que pertenecer a ese RFC; si no, la matriz de errores del CFDI 4.0 rechaza el comprobante.
¿Cómo se cancela un CFDI 4.0?
El emisor indica uno de los cuatro motivos del SAT. Si el caso requiere aceptación del receptor, este tiene tres días hábiles y su silencio solo cancela la primera solicitud. En los casos exentos, como facturas de hasta mil pesos o canceladas dentro de las 24 horas, no hace falta aceptación.
¿Qué hace un sistema como el de Walabi con la facturación?
Timbra el CFDI 4.0 con un PAC y deja listo el cierre de mes; lo demás se construye a la medida, si vale la pena.
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